III. La Administración de los bienes

Informe de la comisión ad hoc sobre las Finanzas desde 1986 a 1993

El 22 de septiembre, el H. Administrador General presentó a la Asamblea capitular el informe financiero.

El presente informe constituye una información y una estimación. A petición del Capítulo, ha sido preparado y luego presentado a la Asamblea el día 4 de octubre por un comité de Capitulares, nombrados a este efecto.

1. Miembros de la comisión

Los HH: Aloïsio Kuhn, Antonio Martínez, Alan Henley, Eduardo Botero, Julian Casey y Gilles Ouimet.

2. Nuestro cometido

— controlar (examinar, supervisar) la gestión financiera de la Administración General.

— Presentar los resultados a la Asamblea. (No se nos ha pedido que hagamos propuestas).

3. Análisis

a) Se pusieron a nuestra disposición todas las informaciones sobre la contabilidad: facturas, cuentas de explotación (pérdidas y ganancias), balances anuales, presupuestos, documentos sobre las Provincias e informaciones mensuales de las cinco sociedades que gestionan nuestras carteras.

b) Hemos analizado con detalle:

— los balances,

— las cuentas de explotación,

— las cuentas de pérdidas y ganancias

— y los presupuestos (de ocho, estaban disponibles cuatro).

c) En nuestra Comisión había un miembro de la Administración General encargado de la contabilidad y además hemos podido contar con la disponibilidad del H. Ezequiel Vaquerín para responder a todas nuestras preguntas. Agradecemos esta ayuda al H. Administrador General y a sus ayudantes.

4. Observaciones

a) El año último ha habido un cambio en el sistema de contabilidad. Constatamos que este sistema es más moderno y preferible al antiguo. Sin embargo habría sido de desear que este cambio se hubiera producido al fin del presente mandato para poder facilitar la comparación, a pesar de que el cambio pudiera tener ventajas reales realizado durante el mandato que termina.

b) A nuestro parecer, las cifras de los informes estudiados reflejan la realidad de la situación financiera y su evolución a lo largo de los ocho últimos años.

c) Las rentas de la cartera de valores (intereses, dividendos, etc), los «per capita» y los demás ingresos no eran suficientes para generar excedente para los gastos de los cinco últimos años, en los que los gastos han superado a los ingresos. La razón principal de este déficit acumulado son las cantidades invertidas en las construcciones de Manziana, Nairobi y la Casa General. Como consecuencia ha habido una disminución de los valores reales de nuestra cartera. Se tiene la impresión de que la política concerniente a las reservas debiera haber sido evaluada con más regularidad para evitar los déficits repetidos.

d) No existe una auditoría externa. Ya que esta es una medida que se toma en un buen número de nuestras Provincias y colegios, parece normal que el Capítulo General debería haber dispuesto de unas cuentas verificadas.

e) Para permitir una comparación con cada ejercicio precedente, hubiéramos deseado tener en el informe financiero un cuadro comparativo de cada año con el anterior.

f) En cuanto a la terminología hemos advertido una confusión. Hay que distinguir entre «entregas extraordinarias» y «fondos». Se debe tener claridad sobre los objetivos que se tratan de lograr. Cuando se habla de «fondos», para las necesidades ordinarias solamente se deben emplear los intereses.

g) No hemos podido encontrar el valor total de los inmovilizados. Entre los datos, faltan por contabilizar El Escorial, Friburgo y el edificio de la Casa General.

h) Se reconoce que la contratación de corredores ha sido una mejora. Sin embargo, dudamos de que haya sido necesario tener cinco.

i) Estamos de acuerdo con la afirmación del H. Ezequiel de que no hay uniformidad en los balances de las Provincias. Sin embargo, creemos que podemos y debemos lograrla a partir de estándares internacionales.

5. Conclusión

a) Reconocemos que no es tarea fácil el llevar una administración tan compleja. Por eso mismo, las previsiones y los controles presupuestarios deberían formar parte integrante de la estrategia de gestión.

b) Nos preguntamos por el hecho de que los gastos de los cursos realizados en la Casa General y en otros centros no sean asumidos por las diferentes unidades administrativas.

c) No se ha podido establecer una relación directa entre el «per cápita» y las necesidades financieras de la Administración General. No alcanzamos a ver los criterios que subyacen tras esta relación.

d) Creemos que la existencia de un manual de procedimiento podría producir políticas económicas, financieras y contables más claras y más sistemáticas. Sin embargo, ya existe un mandato en este sentido a la Comisión Económica.

El día 9 de octubre, la Asamblea general adoptó la proposición siguiente:

El Capítulo General aprueba el informe financiero presentado por el Administrador General.

1. Decisiones

El Capítulo ha modificado algunos Estatutos relativos a la administración de los bienes, especificando la necesidad de que el Administrador General esté presente cuando el Consejo General trate de asuntos económicos, del nombramiento y de las funciones del Consejo Internacional de Asuntos Económicos y del nombramiento de un nuevo Hermano para formar parte de la Comisión de Asuntos Económicos. (Véanse más adelante los Nuevos Estatutos).

2 Recomendaciones

2.1. Al Hermano Superior General y a su Consejo

2.1.1. Se debe preparar un manual sobre el funcionamiento de la Administración General.

2.1.2. La elaboración del manual y su composición corresponderá a una comisión designada por el H. Superior General antes del fin del mes de diciembre de 1993. Su aprobación por el H. Superior General y su Consejo deberá hacerse lo más pronto posible.

2.1.3. Este manual deberá comprender entre otros los puntos siguientes:

a) El organigrama, así como los principios generales de la política administrativa económica.

b) Las funciones del personal de los diferentes sectores del Gobierno General y su línea de dependencia.

c) Los recursos financieros de esos sectores.

2.1.4. La contratación de un auditor para la gestión de la Administración General.

2.1.5. El Centro Internacional Marista y el Centro Marista de Asia deberán tener un estatuto debidamente evaluado en cuanto a su dependencia.

2.1.6. Tratar de que las unidades administrativas que actualmente dependen financieramente del Consejo General adquieran autonomía y tomar las medidas necesarias para lograrlo en los ocho próximos años.

2.2. Al Consejo Internacional de Asuntos Económicos

2.2.1. Estudio sobre la necesidad de crear Fondos. (Se llama «Fondos» a un capital del que no se utilizan anualmente más que los intereses para satisfacer una necesidad específica).

2.2.2. Estudio de la utilización de una moneda más común para el balance financiero.

2.2.3. Análisis para ver si Roma es el centro financiero más apropiado para nuestras necesidades.

2.2.4. Estudio de una cierta uniformidad en los informes financieros de las unidades administrativas a través de la formación de los administradores.

2.2.5. El «per cápita» de las unidades administrativas deberá ser periódicamente evaluado, puesto que el equilibrio presupuestario de la Administración General depende de él.

2.3. Al Hermano Administrador General

2..3.1. Encuentros entre los Hermanos administradores provinciales y los expertos financieros al servicio de la Administración General.

2.3.2. Informaciones periódicas a los Hermanos Provinciales sobre la situación financiera de la Administración General.

2.3.3. Si fuere necesario, visitas del Hermano Administrador General o de un delegado suyo a los Hermanos Administradores Provinciales.

2.3.4. Todos los inmovilizados dependientes de la Administración General deben ser evaluados y contabilizados para establecer el balance real.

2.3.5. Reunión cada tres meses de la Comisión de Asuntos Económicos para estudiar el estado de cuentas con respecto a los presupuestos de la Administración General.