Art. 2

LE CHANCELIER ET LES AUTRES NOTAIRES - LES ARCHIVES

Can. 482 - § 1. Dans chaque curie sera constitué un chancelier dont la fonction principale, à moins que le droit particulier n'en dispose autrement, est de veiller à ce que les actes de la curie soient rédigés et expédiés, et conservés aux archives de la curie.

§ 2. Si cela paraît nécessaire, un adjoint peut être donné au chancelier qui portera le nom de vice-chancelier.

§ 3. Le chancelier comme le vice-chancelier sont par le fait même notaires et secrétaires de la curie.

Can. 483 - § 1. Outre le chancelier, d'autres notaires peuvent être constitués dont l'attestation ou la signature font publiquement foi, en ce qui regarde tous les actes ou les actes judiciaires uniquement, ou seulement les actes d'une cause ou d'une affaire déterminées.

§ 2. Le chancelier et les notaires doivent être de réputation intacte et au-dessus de tout soupçon; dans les causes où la réputation d'un prêtre pourrait être mise en question, le notaire doit être prêtre.

Can. 484 - L'office des notaires est:

1  de rédiger les actes et les documents juridiques concernant les décrets, les ordonnances, les  obligations ou d'autres actes qui requièrent leur service;

2  de dresser fidèlement par écrit les procès-verbaux des affaires et de les signer avec la mention du lieu, du jour, du mois et de l'année;

3  de fournir, en observant les règles, les actes ou les documents tirés des registres et légitimement réclamés, et de déclarer la conformité de leurs copies à l'original.

Can. 485 - Le chancelier et les autres notaires peuvent être librement écartés de leur office par l'Évêque diocésain, mais non par l'Administrateur diocésain sauf avec le consentement du Collège des consulteurs.

Can. 486 - § 1. Tous les documents qui concernent le diocèse ou les paroisses doivent être conservés avec le plus grand soin.

§ 2. Dans chaque curie, il faut établir en lieu sûr les archives ou le dépôt d'archives diocésaines, dans lequel seront conservées les documents et les écrits concernant les affaires diocésaines tant spirituelles que temporelles, classés et soigneusement enfermés.

§ 3. Un inventaire ou un catalogue des documents contenus dans les archives sera dressé avec un bref résumé de chaque pièce.

Can. 487 - § 1. Le dépôt des archives doit être fermé, et seuls l'Évêque et le chancelier en auront la clé; personne ne doit y entrer sans en avoir reçu l'autorisation de l'Évêque ou du Modérateur de la curie ainsi que du chancelier.

§ 2. Les intéressés ont le droit d'obtenir, par eux-mêmes ou par procureur, la copie authentique écrite ou photocopiée des documents qui de leur nature sont publics et qui concernent l'état de leur propre personne.

Can. 488 - Il n'est pas permis de sortir de documents des archives, sauf seulement pour un bref laps de temps et avec le consentement de l'Évêque ou bien à la fois du Modérateur de la curie et du chancelier.

Can. 489 - § 1. Il y aura aussi à la curie diocésaine des archives secrètes, ou du moins dans les archives ordinaires, une armoire ou un coffre parfaitement clos et verrouillé, inamovible, dans lequel seront conservés avec le plus grand soin les documents à garder secrets.

§ 2. Chaque année, les documents de causes criminelles en matière de moeurs dont les coupables sont morts, ou qui ont été achevées par une sentence de condamnation datant de dix ans, seront détruits; un bref résumé du fait avec le texte de la sentence définitive en sera conservé.

Can. 490 - § 1. Seul l'Évêque aura la clé des archives secrètes.§ 2. Pendant la vacance du siège, les archives ou l'armoire secrètes ne seront pas ouvertes, si ce n'est en cas de vraie nécessité, par l'Administrateur diocésain lui-même.

§ 3. Les documents ne seront pas sortis des archives ou de l'armoire secrètes.

Can. 491 - § 1. L'Évêque diocésain veillera à ce que soient aussi conservés les actes et les documents des archives des églises cathédrales, collégiales, paroissiales et des autres églises se trouvant sur son territoire, et que soient établis en deux exemplaires les inventaires ou catalogues dont l'un sera conservé dans leurs archives propres, l'autre dans les archives diocésaines.

§ 2. L'Évêque diocésain veillera encore à ce qu'il y ait dans le diocèse des archives historiques et qu'y soient conservés soigneusement et rangés systématiquement les documents ayant une valeur historique.

§ 3. Pour examiner ou pour sortir les actes ou les documents dont il s'agit aux §§ 1 et 2, les règles établies par l'Évêque diocésain seront observées.