III. ADMINISTRATION DES BIENS

0. Rapport du Comité ad hoc sur les Finances de 1986 à 1993

Le 22 septembre, le Frère Econome général a présenté à l’Assemblée capitulaire son rapport financier.

Le rapport reproduit ci-dessous constitue une information et une estimation. A la demande du Chapitre, il a été préparé, puis présenté à l’Assemblée, le 4 octobre, par un Comité de Capitulants désignés pour cela.

1. MEMBRES DU COMITE:

FF. Aloïsio Kuhn - Antonio Martinez -Alan Henley - Eduardo Botero -Julian Casey - Gilles Ouimet.

2. MANDAT:

Contrôler la gestion financière de l’Administration générale (en anglais: examiner, en espagnol: superviser) présenter l’étude à l’Assemblée (il n’était pas dans notre mandat de faire des propositions).

3. NOTRE ANALYSE:

a) On a mis à notre disposition toutes les informations sur la comptabilité: factures, comptes d’exploitation, pertes et profits-bilans annuels, budgets, documents sur les provinces, informations mensuelles sur les cinq sociétés qui gèrent nos portefeuilles.

b) Nous avons analysé davantage en détails:

_ les bilans

_ les comptes d’exploitation

_ les comptes de pertes et profits

_ les budgets (4 sur 8 étaient disponibles).

c) Nous avions dans la Commission un membre de l’Economat général en charge de la comptabilité et nous avons pu compter sur la disponibilité du Frère Vaquerin pour répondre à toutes nos questions. C’est pourquoi nous tenons à remercier le Frère Econome général et ses adjoints.

4. OBSERVATIONS:

a)            Il y a eu un changement de système comptable l’an passé. Nous sommes d’avis que ce système est plus moderne et préférable à l’ancien. Il aurait été cependant souhaitable que ce changement ait lieu à la fin du présent mandat pour faciliter la comparaison même si la transition pouvait avoir des avantages réels en cours de mandat.

b)            À notre point de vue les chiffres des rapports étudiés reflètent la réalité de la situation financière et l’évolution depuis les 8 dernières années.

c)            Les revenus du portefeuille des valeurs (intérêts, dividendes, etc.) ainsi que le «per capita» et les autres recettes n’étaient pas suffisants pour générer des surplus pour les 5 dernières années où les dépenses ont excédé les revenus. La raison principale de ce déficit accumulé, c’est l’argent investi dans les constructions (Manziana, Naïrobi et la Maison générale). Comme conséquence, on a obtenu une diminution des valeurs réelles de notre portefeuille. On a l’impression que la politique concernant les réserves aurait dû être évaluée plus régulièrement pour éviter ces déficits répétés.

d)            Nous n’avons pas d’auditeur externe. Comme c’est une mesure prise dans bon nombre de nos provinces et de nos écoles, il semblerait normal que le chapitre ait des comptes vérifiés.

e)            Pour permettre un lien avec l’exercice précédent, nous aurions souhaité voir dans le rapport financier un tableau comparatif de l’année en cours et de l’année antérieure.

f)             Une confusion a été relevée dans les termes. Ainsi, il faut distinguer «dons extraordinaires» et «fonds». On doit être clair sur les objectifs à atteindre. Quand on parle de «fonds» on ne doit utiliser, pour les besoins courants, que les intérêts.

g)            Nous n’avons pu trouver les valeurs totales des immobilisations. Il manque, dans les apports, la comptabilisation de l’Escorial, de Fribourg et du bâtiment de la Maison générale.

h)            L’engagement des courtiers s’est avéré une amélioration. Cependant, nous nous interrogeons sur la nécessité d’en avoir cinq.

i)             Nous sommes d’accord avec l’affirmation du Frère Ezequiel à l’effet qu’il n’y a pas d’uniformisation dans les bilans au niveau des provinces. Cependant nous croyons que nous pouvons et que nous devons y arriver à partir de standards internationaux.

5. CONCLUSIONS:

a)            On reconnaît que ce n’est pas une tâche facile, une administration aussi complexe; c’est pourquoi, les prévisions et les contrôles budgétaires devraient toujours faire partie intégrante de la stratégie de gestion.

b)           Nous nous interrogeons sur le fait que les frais de sessions dispensées à la Maison générale ou dans d’autres centres ne soient pas assumés par les différentes unités administratives.

c)            On n’a pu établir de relation directe entre le «per capita» et les besoins financiers de l’Administration générale. Les critères qui sous-tendent cette relation nous échappent.

d)           On pense qu’un manuel de procédures pourrait assurer des politiques économiques, financières et comptables plus claires et plus systématiques. Il y a cependant l’existence d’un mandat pour la Commission Economique.

Le 9 octobre, l’Assemblée a adopté la proposition suivante:

Le Chapitre général accepte le rapport financier présenté par le Frère Econome général.

1. Décisions

Le Chapitre a modifié quelques statuts relatifs à l’administration des biens, de manière à spécifier la nécessité de la présence du Frère Econome général au Conseil lorsque celui-ci traite d’affaires économiques, la nomination et le rôle du Conseil International des affaires économiques, l’ajout d’un Frère à l’effectif de la Commission des affaires économiques: voir plus loin «NOUVEAUX STATUTS».

2. RECOMMANDATIONS

2.1- Au Frère Supérieur général et à son Conseil:

2.1.1. Un manuel de fonctionnement pour l’Administration générale devra être préparé.

2.1.2. L’élaboration du manuel et sa composition relèveront d’un comité désigné par le Frère Supérieur général avant la fin du mois de décembre 1993. Son approbation par le Frère Supérieur général et son Conseil devra se faire le plus tôt possible.

2.1.3. Ce manuel comprendra entre autres les points suivants:

a)            L’organigramme ainsi que les principes généraux des politiques administratives économiques.

b)           Le mandat du personnel des différents secteurs de l’Administration générale et leur ligne d’autorité.

c)            Les ressources financières de ces secteurs.

2.1.4. L’engagement d’un VÉRIFICATEUR pour la gestion de l’Administration générale.

2.1.5. Le Marist International Centre et le Marist Asian centre, quant à leur appartenance, devront voir leur statut évalué.

2.1.6. Envisager et prendre les mesures nécessaires pour que les unités administratives actuellement dépendantes financièrement du Conseil général acquièrent leur autonomie dans les huit années à venir.

2.2 Au Conseil International des Affaires économiques:

2.2.1. Etude sur la nécessité de créer des FONDS («FONDS» se dit d’un capital dont on n’utilise annuellement que les intérêts pour un besoin spécifique).

2.2.2. Etude de l’utilisation d’une monnaie plus commune pour le bilan financier.

2.2.3. Analyse pour voir si Rome est le centre financier le plus propre à nos besoins.

2.2.4. Etude d’une certaine uniformisation des rapports financiers des unités administratives par le biais de la formation des économes.

2.2.5. L’équilibre budgétaire de l’Administration financière générale étant tributaire du «per capita» des unités administratives, celui-ci sera évalué périodiquement.

2.3 Au Frère Econome général:

2.3.1. Rencontre des Frères économes provinciaux et des experts financiers au service de l’Administration générale.

2.3.2. Informations régulières aux Frères provinciaux de la situation financière de l’Administration générale.

2.3.3. Visites du Frère Econome général ou de son délégué aux Frères économes provinciaux si nécessaire.

2.3.4. Toutes les immobilisations relevant de l’Administration générale doivent être évaluées et comptabilisées pour déterminer le bilan réel.

2.3.5. Réunion chaque trimestre de la Commission des Affaires économiques pour étudier l’état des comptes en regard des budgets de l’Economat général.