Articolo 2 - Il cancelliere, gli
altri notai e gli archivi
Can. 482 - §1. In
ogni curia venga costituito il cancelliere il cui incarico principale, a meno
che non sia stabilito altro dal diritto particolare, consiste nel provvedere
che gli atti della curia siano redatti compiutamente, e siano custoditi
nell'archivio della stessa.
§2. Se si ritiene necessario, al cancelliere può
essere dato un aiutante, col nome di vice-cancelliere.
§3. Il cancelliere e il vice-cancelliere sono per ciò
stesso notai e segretari di curia.
Can. 483 - §1.
Oltre al cancelliere, possono essere costituiti altri notai, la cui scrittura o
firma fa pubblica fede, e questo o per tutti gli atti, o per gli atti
giudiziari solamente, o per gli atti di una causa determinata o di un negozio
soltanto.
§2. Il cancelliere e i notai devono essere di integra
reputazione e al di sopra di ogni sospetto; nelle cause in cui può essere in
discussione la fama di un sacerdote, il notaio deve essere sacerdote.
Can. 484 - È dovere
dei notai: 1) stendere per iscritto gli atti e gli strumenti riguardanti i
decreti, le disposizioni, gli obblighi e le altre questioni per le quali si
richiede il loro intervento; 2) redigere fedelmente per iscritto le pratiche in
corso e apporvi la firma insieme con l'indicazione del luogo, del giorno, del
mese e dell'anno; 3) esibire dalla registrazione con le dovute cautele, a chi
ne fa legittima richiesta, gli atti e gli strumenti e dichiararne le copie
conformi all'originale.
Can. 485 - Il
cancelliere e gli altri notai possono essere liberamente rimossi dall'ufficio
da parte del Vescovo diocesano, non però dall'Amministratore diocesano, se non
con il consenso del collegio dei consultori.
Can. 486 - §1.
Tutti i documenti che riguardano la diocesi o le parrocchie devono essere
custoditi con la massima cura.
§2. In ogni curia si costituisca in luogo sicuro
l'archivio o tabularium diocesano per custodirvi, disposti secondo un ordine
determinato e diligentemente chiusi, gli strumenti e le scritture che riguardano
le questioni spirituali e temporali della diocesi.
§3. Dei documenti contenuti nell'archivio si compili
un inventario o catalogo, con un breve riassunto delle singole scritte.
Can. 487 - §1.
L'archivio deve rimanere chiuso e ne abbiano la chiave solo il Vescovo e il
cancelliere; a nessuno è lecito entrarvi se non con licenza del Vescovo oppure,
contemporaneamente, del Moderatore della curia e del cancelliere.
§2. È diritto degli interessati ottenere, personalmente
o mediante un procuratore, copia autentica manoscritta o fotostatica dei
documenti che per loro natura sono pubblici e che riguardano lo stato della
propria persona.
Can. 488 - Non è
lecito asportare documenti dall'archivio, se non per breve tempo e col consenso
del Vescovo oppure, contemporaneamente, del Moderatore della curia e del
cancelliere.
Can. 489 - §1. Vi
sia nella curia diocesana anche un archivio segreto o almeno, nell'archivio
comune, vi sia un armadio o una cassa chiusi a chiave e che non possano essere
rimossi dalla loro sede; in essi si custodiscano con estrema cautela i
documenti che devono essere conservati sotto segreto.
§2. Ogni anno si distruggano i documenti che riguardano
le cause criminali in materia di costumi, se i rei sono morti oppure se tali
cause si sono concluse da un decennio con una sentenza di condanna, conservando
però un breve sommario del fatto con il testo della sentenza definitiva.
Can. 490 - §1. Solo
il Vescovo abbia la chiave dell'archivio segreto.
§2. Mentre la sede è vacante, l'archivio o l'armadio
segreto non si apra se non in caso di vera necessità dallo stesso
Amministratore diocesano.
§3. Non siano asportati documenti dall'archivio o
armadio segreto.
Can. 491 - §1. Il
Vescovo diocesano abbia cura che anche gli atti e i documenti degli archivi
delle chiese cattedrali, collegiate, parrocchiali e delle altre chiese che sono
presenti nel suo territorio vengano diligentemente conservati e che si
compilino inventari o cataloghi in due esemplari, di cui uno sia conservato
nell'archivio della rispettiva chiesa e l'altro nell'archivio diocesano.
§2. Il Vescovo diocesano abbia anche cura che nella
diocesi vi sia un archivio storico e che i documenti che hanno valore storico
vi si custodiscano diligentemente e siano ordinati sistematicamente.
§3. Per consultare o asportare gli atti e i documenti
di cui ai §§1 e 2, si osservino le norme stabilite dal Vescovo diocesano.
|