3.1 Requisiti funzionali
La soluzione proposta prevede, per il corretto funzionamento della banca dati, il preventivo caricamento su un Server di appoggio, delle schede contenenti i riferimenti degli oggetti non compresi in BDT e BDI ma ugualmente interessanti per il MAMB.
I riferimenti sono logicamente suddivisi in due gruppi distinti:
riferimenti fissi
parole chiavi.
a) per riferimenti si intendono tutte quelle informazioni che possono identificare l'oggetto cioè:
tipo documento
titolo
numero di protocollo
data di emissione
data di registrazione
estensore del documento
ufficio emittente
lingua
sommario
per sommario si intende un descrizione libera di poche righe che serve a descrivere l'oggetto. Su questo campo, utilizzando le potenzialità offerte da MISTRAL, sarà in seguito possibile fare una ricerca libera secondo le tecniche di Information Retrival.
ubicazione
per ubicazione si intende la posizione di archiviazione fisica dell'oggetto. Tenendo presente la struttura del MA si può pensare si suddividere questo campo in più sottocampi contenenti:
- Sede (indirizzo)
- Piano
- Ufficio
- scaffale
- ecc.
Se questo campo non viene riempito, l'oggetto non sarà inserito in SDR.
b) per parole chiave si intende un gruppo di parole da scegliere in un glossario, predefinito in fase di analisi, contenente non
più di trecento parole, che, in ordine gerarchico, consentono di classificare l'oggetto.
La fase di caricamento di dette schede dovrà essere curata dalla persona che ha in carico l'oggetto utilizzando una stazione collegata alla rete.
Le schede dei riferimenti in fase di caricamento dovranno contenere almeno i campi relativi ai riferimenti fissi tra i quali è importante riempire campi relativi all'ubicazione fisica dell'oggetto,
Solo nel successivo step, che interessa il servizio dì
classificazione, verranno aggiunti gli eventuali riferimenti fissi
mancanti e le parole chiave per completare la scheda da archiviare
in SDR.
Il possessore dell'oggetto da archiviare è sicuramente in grado di individuare in modo preciso anche gli argomenti più attinenti all'oggetto e quindi potrà, utilizzando il Mail, inviare al servizio di classificazione una indicazione sulle parole chiave da inserire nella scheda dei riferimenti.
Quest'ultima fase non è obbligatoria ma è consigliabile sia per semplificare il lavoro del classificatore sia per evitare che la classificazione non sia completamente attinente all'oggetto.
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