3.2 Organizzazione
La soluzione proposta prevede per il corretto funzionamento, l'esistenza di due unità organizzative con specifiche competenze e cioè:
Unità di caricamento schede
Unità di classificazione.
3.2.1 Unità organizzativa di caricamento schede
Il caricamento delle schede relative agli oggetti che non fanno parte della BDT e BDI, presuppone l'individuazione di una o più figure all'interno della struttura del MA che avrà il compito, utilizzando la procedura messa a disposizione, di inserire i riferimenti fissi ed eventualmente segnalare, con un documento da inviare attraverso il servizio di posta elettronica (Mail), le parole chiave da inserire per il completamento della scheda dei riferimenti.
3.2.2 Unità organizzativa di classificazione
L'unita organizzativa responsabile della classificazione avrà il compito di richiamare e classificare gli oggetti, le cui schede dei riferimenti sono state memorizzate sul Server di appoggio, nonché il compito di gestire le operazioni di cancellazione delle stesse, non essendo possibili altri tipi di interventi (modifica) in base alla soluzione tecnologica scelta che tende a salvaguardare l'integrità delle informazioni caricate.
Il responsabile disporrà di un software applicativo centralizzato, caratterizzato da un'interfaccia utente amichevole che permetterà di scorrere le schede presenti nell'archivio e di inserire, per quelle prescelte, le parole chiave necessarie per le strategie di ricerca.
I riferimenti, come detto in precedenza, sono logicamente divisibili in due tipi, quelli fissi e quelli inerenti il contenuto del testo (parole chiave).
Si noti che la classificazione degli oggetti tramite riferimenti (fissi + parole chiave) non ha nulla a che vedere con la creazione di un thesaurus strutturato di supporto all'attività di Information Retrieval all'interno della Banca Dati consentita dagli appositi
prodotti messi a disposizione (Mistral).
I riferimenti qui proposti costituiscono un primo e semplificato livello di catalogazione degli oggetti non memorizzati nelle banche dati BDT E BDI al fine di consentirne la facile archiviazione ed al conseguente facile reperimento.
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